Bewerbungsunterlagen im Arbeitsrecht von Anwalt, Rechtsanwalt, Fachanwalt Arbeitsrecht Tilo C.L. Neuner-Jehle Stuttgart

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Die Bewerbungsunterlagen im Arbeitsrecht



Da Bewerbungsunterlagen zu den personenbezogenen Daten gehören, sind sie besonders schutzwürdig. Die Verantwortung für diese Unterlagen liegt beim Unternehmen, bei welchem diese Bewerbungen eingehen. Die Daten aus den Bewerbungsunterlagen, die einer hohen Sichereheit und Vertraulichkeit unterliegen sind vertraulich zu behandeln. Das Bundesdatenschutzgesetz sieht für Verfehlungen im Umgang mit diesen Daten Strafgelder von bis zu 300. 000,- € vor.

Die Sorgfaltspflicht betreffend der Bewerbungsunterlagen setzt vorauss, dass diese nicht öffentlich zugänglich herumliegen und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Berechtigt zur Einsicht in diese Unterlagen sind nur die Mitarbeiter des Unternehmens, welche sich mit dem Einstellungsvorgang zu befassen haben. Hierzu gehören Personalsachbearbeiter, wie auch die Mitarbeiter, welche über eine Einstellung letztlich entscheiden.

Beim Vorstellungstermin düfen alle die Mitarbeiter die Bewerbung einsehen, welche auch beim Vorstellungsgespräch anwesend sind. Aber auch der Betriebsrat hat ein Recht zur Einsicht in die Bewerbungsunterlagen.

Im Falle es zu keiner Einstellung kommt, dürfen die Bewerbungsunterlagen auf keinen Fall vom Unternehmen behalten werden. Entweder die Unterlagen sind zu vernichten oder an den Bewerber zurückzugeben. Will ein Unternehmen die Bewerbung behalten, so muss der Bewerber ausdrücklich zustimmen.

Blindbewerbungen oder solche auf eine Stellenanzeige verpflichten jedoch das Unternehmen nicht, die Unterlagen auf eigene Kosten zurückzusenden. Hier genügt, wenn die Unterlagen nach Absage an den Bewerber noch ca. 2 - 3 Wochen aufbewahrt werden. Werden diese nicht wieder abgeholt, so können die Unterlagen vernichtet werden.

Nur in dem Fall, dass ein Unternehmen von einem Bewerber dessen Unterlagen ausdrücklich angefordert hat ist es verpflichtet, diese auf Unternehmenskosten zurückzusenden. Dies gilt auch dann, wenn der Bewerbung ein frankierter Rückumschlag beiliegt.

Werden Unterlagen nicht zurückgeschickt, müssen sie vernichtet werden. Regelmässig wird das nach 2 3 Monaten der Fall sein. Grund für die weitere Aufbewahrung ist häufig das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle z.B. ein abgelehnter Bewerber das Unternehmen auf Verstoß gegen das AGG in Anspruch nimmt, muss dieses sich verteidigen können, hierzu sind dann aber auch die eingesandten Bewerbungsunterlagen wichtig. 

Im Falle der zwischenzeitlich deutlich häufigeren Online-Bewerbungen gilt ebenfalls oben Gesagten. Die Daten auf der Festplatte sind zu löschen.



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